Các nhà lãnh đạo thành công biết rằng họ cần cân bằng nhu cầu của nhân viên, khách hàng và cổ đông để xây dựng một công ty phát triển mạnh mẽ.

Khi nhiều công ty xuất sắc trong việc theo dõi các KPI của họ như lợi nhuận và mức độ hạnh phúc của khách hàng , thì họ lại thất bại khi theo dõi tinh thần của nhân viên. Nghiên cứu của Gallup đã phát hiện ra rằng khoảng 52% người lao động Mỹ không tham gia vào công việc của họ, trong khi 14% khác “tích cực nghỉ việc”.

Nhiều CEO nghĩ rằng họ có thể theo dõi tinh thần bằng các cuộc khảo sát nhân viên hàng năm, nhưng điều đó cũng giống như việc bạn lái xe bằng cách chỉ nhìn vào gương chiếu hậu. Vào thời điểm bạn nhận được kết quả, hầu hết các “tai nạn” đã xảy ra: Nhân viên gắt gỏng đã xa lánh những khách hàng tốt, những người quản lý kém năng lực đã giết chết năng suất, và những người tài năng nhất thì đã rời đi.

Khi một nhóm nghiên cứu đang phát triển đã phát hiện ra, hạnh phúc của nhân viên có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công ty bạn. Bạn cần phải đo tinh thần của nhân viên ít nhất hàng tuần.

Dưới đây là một số cách bạn có thể làm điều đó.

Đặt câu hỏi

Có những công cụ bạn có thể sử dụng để đơn giản hóa nỗ lực của mình. Apple và Rackspace sử dụng Hệ thống thúc đẩy mạng nhân viên (eNPS), một chỉ số được Fred Reichheld, cha đẻ trí tuệ của NPS, đề cập trong cuốn sách The Ultimate Question 2.0. của ông .

Trong khi NPS nổi tiếng theo dõi lòng trung thành của khách hàng, eNPS đo lường mức độ tương tác và mức độ hạnh phúc của nhân viên. Nó hỏi họ một câu hỏi trong một cuộc khảo sát bí mật: “Trên thang điểm từ 0 đến 10, khả năng bạn muốn giới thiệu nơi làm việc của mình cho bạn bè hoặc thành viên trong gia đình là bao nhiêu?” Nhân viên cũng có quyền bình luận, cung cấp dữ liệu định tính.

Tần suất thích hợp để đặt câu hỏi eNPS là gì? Điều đó phụ thuộc vào những gì đang diễn ra tại công ty của bạn và tốc độ thay đổi trong văn hóa của bạn. Apple đặt câu hỏi này hàng quý. Buuteeq, một công ty phần mềm tự động hóa tiếp thị có trụ sở tại Seattle, đưa ra câu hỏi hàng tháng. Trong khi sử dụng công cụ này, họ có thể nhanh chóng tăng số lượng nhân viên của mình từ 25 người lên hơn 100 người trong vòng hơn một năm, một thách thức lớn đối với hầu hết các nền văn hóa công ty.

Điểm số bạn nhận được từ nhóm của mình có thể sẽ thấp hơn điểm bạn nhận được từ khách hàng trên NPS truyền thống. Nhân viên có xu hướng trở thành những người chỉ trích cứng rắn, thường là vì họ giữ công ty theo những tiêu chuẩn cao hơn khách hàng. Nhưng nếu bạn sẵn sàng lắng nghe, họ sẽ cho bạn biết những gì bạn cần nghe.

Đồng thời, đừng ám ảnh về điểm số của bạn. Dữ liệu định tính cũng quan trọng không kém và sẽ giúp hướng dẫn bạn và nhóm lãnh đạo cấp cao của bạn cách phản ứng. Nếu phần lớn nhóm của bạn rất hài lòng và chỉ 5% nhân viên của bạn cảm thấy khó chịu về những lời phàn nàn ngẫu nhiên, bạn có thể quyết định rằng không cần phải xử lý những phản hồi tiêu cực một cách khẩn cấp. Tuy nhiên, nếu các ý kiến ​​bạn nhận được cho thấy 5% không hài lòng đều tập trung ở một chức danh hoặc bộ phận công việc cụ thể, thì việc tìm hiểu kỹ vấn đề có thể được ưu tiên.

Khảo sát hàng tuần

Việc chọn một công cụ cho phép bạn đo lường tinh thần của nhóm của mình một cách đều đặn sẽ giúp bạn duy trì mức độ tương tác cao. Ví dụ: TINYPulse là một dịch vụ dựa trên đám mây gửi email khảo sát hàng tuần, thu thập phản hồi ẩn danh từ nhân viên và cung cấp các công cụ để giúp ban quản lý trực quan hóa và phân tích dữ liệu. Khi trả lời “câu hỏi trong tuần”, nhân viên có không gian để thêm nhận xét và đề xuất. Theo Giám đốc điều hành và người sáng lập của họ, David Niu, công cụ xoay vòng các câu hỏi khác nhau để nắm bắt thêm thông tin đầu vào về các yếu tố thúc đẩy hạnh phúc của nhân viên và cung cấp cho ban quản lý thông tin cụ thể hơn để làm việc.

Những công cụ này cho phép bạn điều chỉnh các cuộc khảo sát cho phù hợp với công ty của bạn. Buuteeq sử dụng TINYPulse và bổ sung khảo sát eNPS hàng tháng với các câu hỏi hàng tuần khác như:

“Bạn có thể thấy mình sẽ làm việc ở đây trong một năm tới như thế nào?”

“Phong cách lãnh đạo của người quản lý ảnh hưởng đến năng suất của bạn như thế nào?” và

“Một điều chúng ta nên ngừng làm để thành công hơn là gì?”

Các cuộc trò chuyện

Buuteeq minh bạch về kết quả, thậm chí còn chiếu chúng lên tường trong cuộc họp chung tay hàng tuần của họ.

Đồng sáng lập và Giám đốc điều hành Forest Key của họ đảm bảo rằng những kết quả này được ưu tiên khi thích hợp. “Đôi khi cuộc họp hầu như chỉ nói về những điều nảy sinh trong Pulse của tuần,” anh nói. “Việc này không phải lúc nào cũng dễ dàng nhưng chúng tôi thảo luận mọi việc và thường thực hiện các hành động rất cụ thể – từ việc chuyển nhà cung cấp bữa trưa đến các thay đổi chiến lược trong quy trình dịch vụ khách hàng của chúng tôi.”

Không nghi ngờ gì nữa, kỷ luật của công ty trong việc đóng vòng lặp với nhân viên hàng tuần đã khuyến khích nhân viên gửi một số lượng lớn các đề xuất hữu ích mà Buuteeq nhận được thông qua công cụ này.

Các phản hồi mà các công ty nhận được từ các công cụ như TINYPulse đôi khi cũng không thoải mái. Những người ở Moz sử dụng một tính năng cho phép họ tùy chỉnh các câu hỏi và khuyến khích nhân viên đưa ra một số câu hỏi mà họ muốn được hỏi. Kể từ khi họ bắt đầu với TINYPulse vào tháng 10 năm 2012, công ty đã nhận được khoảng 500 bình luận, trong đó có 25 bình luận rõ ràng là tiêu cực.

Những nhận xét này đã được chứng minh là hữu ích đối với Rand Fishkin, người sáng lập Moz. “Một vài bình luận tiêu cực này đã khiến tôi trở nên căng thẳng và lo lắng hơn về văn hóa của chúng tôi và hạnh phúc của đội bóng,” anh nói. “Nhưng tôi thích biết và giải quyết các vấn đề hơn.”

TINYPulse cũng cho phép bạn bình luận trực tiếp về các đề xuất và bắt đầu cuộc đối thoại riêng tư giống như diễn đàn với nhân viên, một tính năng mà Buuteeq thấy rất hữu ích. Key nói: “Đó chắc chắn là một cơ hội tuyệt vời để học hỏi và thể hiện rằng bạn quan tâm. “Những cuộc đối thoại này sẽ không bao giờ xảy ra nếu không có công cụ.”

Chỉ cần đảm bảo rằng bạn sử dụng phần này của hệ thống theo cách cho phép nhân viên ẩn danh, hoặc họ có thể không muốn sử dụng. Trong các công ty rất nhỏ, nơi có thể chỉ có một người trong một vai trò cụ thể, có thể dễ dàng đoán được ai đã đưa ra nhận xét cụ thể.

Kiểm tra tâm trạng hàng ngày

Atlassian, một công ty phần mềm của Úc sử dụng gần 600 nhân viên trên toàn thế giới, đã tạo ra một ứng dụng nội bộ có tên MoodApp (một cái tên tuyệt vời!) Cho iPad và rải chúng khắp trụ sở chính của họ, bao gồm cả một bên cạnh thang máy.

Trên đường ra đi, nhân viên trả lời những câu hỏi như “Hôm nay bạn cảm thấy thế nào?” và “Bạn có nghĩ Atlassian là một nơi thú vị để làm việc không?” Một câu hỏi về mức độ phản hồi mà nhân viên nhận được từ người quản lý của họ đã phát hiện ra những khoản thâm hụt khiến công ty phải sử dụng chương trình đào tạo phát triển lãnh đạo để cải thiện tình hình.

Việc khảo sát nhân viên có thường khiến họ khó chịu – và khiến họ bỏ qua những câu hỏi mới trong tương lai không? Đó dường như không phải là trường hợp của những công cụ này.

Tỷ lệ tham gia TINYPulse cho các câu hỏi hàng tuần dao động từ 55% đến 75%. MoodApp đã đạt tỷ lệ phản hồi trung bình 60% trong vòng đời tương đối ngắn tại Atlassian. Các công ty lớn hơn có thể muốn xem xét lấy mẫu các nhóm người trả lời nhỏ hơn để giảm khối lượng dữ liệu và tránh mệt mỏi cho cuộc khảo sát.

Những cuộc trò chuyện ý nghĩa luôn có tác dụng

Nếu công ty của bạn chưa sẵn sàng đầu tư vào phần mềm hoặc iPad cho nhóm của bạn, hãy xem xét một cách tiếp cận công nghệ thấp hơn.

Careesma là một công ty có trụ sở tại Barcelona, ​​điều hành các hội đồng tuyển dụng trên khắp Châu Âu và Ấn Độ. Họ đặt một bảng thông báo đơn giản, nơi nhân viên có thể để lại các ghi chú post-it với các gợi ý. Hàng tuần, trưởng bộ phận Con người & Giá trị của họ ghi chép lại cuộc họp nhân viên hàng tuần và đảm bảo rằng đội ngũ quản lý hành động về ít nhất một vấn đề.

Trong mọi trường hợp, không có quy trình hoặc công nghệ nào có thể thay thế cho các cuộc trò chuyện có ý nghĩa với nhóm của bạn. Các nhà lãnh đạo cấp cao nên chính thức đến thăm một nhân viên mỗi tuần, càng gần tiền tuyến càng tốt và hỏi ba câu hỏi đơn giản:

• “Chúng ta cần bắt đầu làm gì?
• Chúng ta cần ngừng làm gì?
• Chúng ta cần tiếp tục làm gì? “

Sau đó, hãy dành vài phút tại cuộc họp quản lý hàng tuần để chia sẻ những gì bạn đã học được. Không cần báo cáo chính thức. Chỉ cần chia sẻ giai thoại sẽ làm. Dữ liệu định tính này, được thu thập hàng tuần, sẽ cung cấp cho nhóm cấp cao cảm giác thực sự về những gì đang làm việc và không hiệu quả giữa các nhân viên khi các mô hình xuất hiện qua các cuộc trò chuyện hàng tuần và hàng tháng.

Đáp lại các phản hồi nhanh chóng

Đảm bảo rằng bạn có băng thông quản lý để nhanh chóng phản hồi các phản hồi bạn nhận được. Thu thập dữ liệu là vô ích nếu bạn không hành động trên nó. Không có gì khó chịu hơn là được hỏi ý kiến ​​của bạn và sau đó thấy nó bị phớt lờ.

Con người, tài sản quý giá nhất của bạn, là vô hình về mặt kế toán. Đo lường mức độ hạnh phúc của họ là một cách để làm cho họ trở nên hữu hình. Sẽ mất một thời gian cho đến khi loại chỉ số này xuất hiện trên bảng cân đối kế toán, nhưng điều đó không có nghĩa là bạn không nên chú ý đến những thước đo này. Chúng là một số trong những chỉ số hàng đầu tốt nhất về sức khỏe và giá trị tổng thể của công ty cũng như sức mạnh của đội ngũ của bạn .

Bạn có thấy những công cụ như thế này hữu ích để kiểm tra với nhân viên của mình không? Những giải pháp nào khác mà bạn thấy là có tác động nhất? Hãy cho chúng tôi biết qua số điện thoại 0945.58.66.11 hoặc một trong các kênh thông tin dưới đây: 

Nguồn: Verne Harnish